Bevor Sie an die Gestaltung Ihrer PowerPoint-Slides gehen, beginnen Sie mit einer klaren Strukturierung des Inhalts. Nur wenn Sie den Ablauf und Inhalt der Präsentation im Vorfeld genau durchdacht haben, können Sie mit Ihren Folien wirklich überzeugen.
In diesem Blogartikel möchte ich Ihnen aufzeigen, wie wichtig es ist, von Anfang an einen strukturierten Handlungsablauf vor Augen zu haben. Ich gebe Ihnen sechs Fragen an die Hand, mit denen Sie Ihre Präsentationsstruktur – ganz gleich was für eine Art von Präsentation Sie halten – überprüfen können.
Am Anfang steht eine klare Präsentationsstruktur
Bevor Schriftsteller und Autoren mit einem Roman oder Drehbuch beginnen, legen sie einen „Plot“ fest. Damit ist der inhaltliche Aufbau eines Textes gemeint. Auch zum Beginn einer Präsentation sollten Sie einen genauen Ablaufplan, also die Präsentationsstruktur, erstellen, um festzulegen, welche Informationen Sie zu welchem Zeitpunkt präsentieren wollen. Das wahllose Aneinanderreihen von PowerPoint-Folien bringt leider nur ungenügende Ergebnisse.
Wenn Sie schon die eine oder andere gute Präsentation schon gesehen haben, ist Ihnen vermutlich aufgefallen, dass der Vortragende immer einem logischen Handlungsablauf folgt. Der Vortrag beginnt immer mit einer Einleitung, geht dann über zu den einzelnen Themen, die gewöhnlich in Kapitel gegliedert sind, und endet mit einem Schlussteil. Da unser Gehirn immer nach Strukturen in den erhaltenen Informationen sucht, um sie besser verarbeiten zu können, sollten wir unsere Inhalte so gut wie möglich strukturieren. Eine klare und konkrete Präsentationsstruktur ist aber auch für Sie ein wichtiges Werkzeug, um in der Planungsphase der Präsentation zu erkennen, ob alle wichtigen Informationen berücksichtigt wurden und in der richtigen Reihenfolge platziert sind.
Präsentationsstruktur – Schritt für Schritt zu gelungenen Präsentation
Die Einleitung
Beginnen Sie mit einer Einleitung. Wie wollen Sie die Zuschauer zum Thema hinführen? Eine Möglichkeit wäre, einen kurzen Überblick darüber zu geben, was Ihr Publikum bei Ihrer Präsentation erwarten kann (Thema, Inhalte, Zeitrahmen). Manche Redner legen beim Erstellen ihrer Präsentationsstruktur für den Vortragsbeginn fest, dass sie einen Gegenstand oder ein Bild zeigen mit dem Hinweis, dass sie während des Vortages erläutern werden, was der Gegenstand mit dem Vortagsthema zu tun hat (den Beweis müssen Sie natürlich auch antreten). Andere erzählen eine Geschichte, die mit dem Thema zu tun hat oder zum Thema hinführt. Egal wie die Einleitung gestaltet wird, sie hat den Zweck, die Zuschauer zum Inhalt des Vortrags hinzuführen und neugierig zu machen.
Wir hatten gerade das Erzählen einer Geschichte als Stilmittel erwähnt. Der englische Fachbegriff dazu lautet „Storytelling“ und ist eine wertvolle Technik, um beim Publikum Verständnis, Emotionen und Aufmerksamkeit zu erzeugen. Wir alle lieben gute Geschichten und können darin verwobene Informationen besser abspeichern.
Der Mittelteil
Nach der Einleitung werden die Inhalte nacheinander vorgestellt. Achten Sie auch hier auf den logischen Aufbau. Ein einfacher Aufbau wäre eine Fragestellung oder eine These, daran anschließend die Aufzählung aller wichtiger Fakten und zum Ende die Schlussfolgerung.
Der Schluss
Genauso wie Sie in der Einleitung die Zuschauer auf die Präsentation vorbereiten, sollten Sie die Schlussbetrachtung dazu nutzen, das Publikum in Ihrem Sinne zu beeinflussen. Fassen Sie beispielsweise die wichtigsten Aussagen nochmals zusammen, erklären Sie, was Ihre Ausführungen bedeuten, und kommunizieren Sie eine konkrete Handlungsaufforderung an Ihre Zuhörer („bitte unterstützen Sie mich weiter …“, „lassen Sie uns nun gemeinsam …“).
Sechs Fragen für eine gelungene Präsentationsstruktur
Sehr wahrscheinlich werden Sie Ihren Folienvortrag aus einem konkreten Grund halten wollen. Sie verfolgen demnach ein klares Ziel. Nur mit einer klaren Strukturierung können Sie die Zielerreichung sinnvoll steuern.
Folgende Fragen sollten Sie sich nach Erstellung Ihrer Präsentationsstruktur stellen:
- Sind die Argumente alle nachvollziehbar?
- Gibt es einen Spannungsbogen?
- Wird eine fortlaufende Geschichte erzählt (Stichwort: Storytelling)?
- Können vielleicht unterschiedliche Geschichten für einzelne Themenbereiche verwendet werden?
- Welche Medien wie Bilder, Grafiken, Animationen, etc. sollten an welcher Stelle verwendet werden, um Inhalte anschaulicher zu machen?
- Werden neben reiner Information auch Elemente wie Unterhaltung einbezogen?
Mit der Gestaltung der Folien sollten Sie in jedem Fall erst beginnen, wenn Sie mit der Präsentationsstruktur wirklich zufrieden sind. Dann wissen Sie, wie viele Slides Sie vermutlich benötigen und welche Informationen auf den einzelnen Folien platziert werden muss. Sie können dann in Ruhe das nötige Material zusammensuchen und die Präsentation Schritt für Schritt gestalten. Auf diese Weise vermeiden Sie doppelte Arbeit.
