Alles eine Frage der Vorbereitung!
Sie können Ihre PowerPoint-Präsentation absolut professionell gestalten und Sie können bei Ihren Präsentationstechniken alle Register ziehen. Aber wenn Sie von einer einzigen Zwischenfrage aus dem Publikum auf dem falschen Fuß erwischt werden, ist der schöne Eindruck schnell dahin. Unsicherheit ruiniert Ihr Standing beim Publikum. Doch auf unangenehme Fragen kann man sich vorbereiten. Mit den folgenden Tipps sind Sie für die nächste Fragerunde gut gewappnet.
Vielleicht haben Sie das selbst schon erlebt: Sie hören sich einen Vortrag an und sind vom Referenten eigentlich ganz angetan. Technik und Inhalt scheinen zu stimmen; Sie fühlen einen echten Erkenntnisgewinn. Am Ende des Vortrags kommt eine Frage aus dem Publikum und trifft den Referent scheinbar unvorbereitet. Sie spüren seine Unsicherheit und eine leichte Verärgerung. Er antwortet ausweichend und kurz angebunden, fast schon schnippisch. In Ihnen steigt ein Zweifel auf, ob der Mann tatsächlich so ein großer Fachmann ist.
Vielleicht sind noch viel mehr Schwachstellen in der Präsentation gewesen, und die Unsicherheit bei der Beantwortung der Frage war nur die Spitze des Eisbergs. Vermutlich gehen Sie innerlich etwas auf Distanz. Die ganze Mühe, die sich der Referent mit seiner Präsentation gemacht hat, der Anfangserfolg, mit dem er Sie schon für sich gewonnen hatte, ist eigentlich umsonst gewesen. Und das alles nur, weil er sich durch eine Publikumsfrage aus dem Konzept bringen ließ.
Unangenehme Fragen, die man lieber nicht gestellt bekommt, können während einer Präsentation immer aufkommen. Manchmal haben wir bei unserer Vorbereitung einen Fehler in den PowerPoint-Folien übersehen und werden vom Publikum darauf aufmerksam gemacht. Möglicherweise hat ein Zuhörer etwas überhört oder falsch verstanden. Hin und wieder ist es auch die Lust an der Provokation. Egal wie banal, unverschämt oder dusselig eine Zuschauerfrage sein sollte, bewahren Sie die Beherrschung. In jedem Fall sollten Sie sich vor Ihrem öffentlichen Auftritt auf solche Situationen vorbereiten, damit Sie angemessene Antworten geben können.
Bereiten Sie sich für Ihre nächste Präsentation auf unerwartete Fragen genau vor!
Tipp 1: Exakte Vorbereitung
Gehen Sie Ihre Präsentation im Vorfeld genau durch und überlegen Sie, an welchen Stellen Fragen auftauchen könnten. Versuchen Sie auf mögliche Fragen die passenden Antworten zu finden, damit Sie während einer Veranstaltung nicht grübeln müssen.
Tipp 2: Inhaltliche Veränderungen
Überlegen Sie, was an Ihrer Präsentation inhaltlich verändert werden kann, um bestimmte Fragen zu vermeiden.
Tipp 3: Entscheidung Zwischenfragen
Legen Sie vorher fest, ob Sie während des Vortrages Zwischenfragen zulassen oder Fragen erst nach Ende Ihrer Präsentation beantworten wollen. Ihre Entscheidung sollten Sie Ihrem Publikum zu Beginn der Veranstaltung mitteilen. Wenn Sie Ihren Vortrag vorwärts und rückwärts aus dem FF beherrschen, werden Sie wahrscheinlich durch Zwischenfragen nicht so schnell aus dem Konzept gebracht. Grundsätzlich ist es aber ratsam, Fragen erst nach dem Ende Ihrer Präsentation zuzulassen, denn sonst kommen Sie leicht aus dem Rhythmus.
Tipp 4: Stellung beziehen
Bleiben Sie nie eine Antwort schuldig! Sie riskieren Ihre Reputation sehr schnell, wenn Sie Fragen einfach ignorieren. Wenn Sie nicht Stellung nehmen, wird das Ihr Publikum irritieren, und man wird dahinter Schwäche oder Arroganz vermuten.
Tipp 5: Gemeinsamkeiten benennen
Nehmen Sie aggressiven Fragestellern den Wind aus den Segeln! Gerade wenn eine Diskussion in Aggressivität abzudriften droht, versuchen Sie Gemeinsamkeiten zu benennen. Nehmen Sie einen Punkt Ihres Gegenübers heraus und entgegnen Sie „In diesem Punkt bin ich durchaus Ihrer Meinung …“ und versuchen Sie auf die sachliche Ebene zurückzukehren.
Tipp 6: Richtung vorgeben
Bei negativen Fragen dürfen Sie sich nicht in die Defensive drängen lassen! Stellen Sie sich vor, Sie präsentieren eine innovative Technik, die Sie im besten Licht zeigen wollen. Ein Zuhörer fragt Sie: „Diese Technik hat Ihre Firma schon vor einiger Zeit angekündigt. Warum läuft das bei keinem Kunden, wenn es so toll ist?“. Wenn Sie jetzt Erklärungen suchen (Pannen beim Kunden, fehlerhafte Komponenten vom Zulieferer erhalten etc.) und in den „Entschuldigungsmodus“ schalten, haben Sie verloren. Gehen Sie nicht in die Defensive, denn wenn der Fragesteller sich etwas auskennt, kann er Sie mit immer weiteren Fragen in der Verteidigungshaltung festnageln. Versuchen Sie die Frage aufzugreifen, indem Sie ihr eine positive Richtung geben. Sagen Sie zum Beispiel: „Sie möchten wissen, warum es bei der Einführung einer so revolutionären Technik Hürden während der Implementierung gibt?“ Das Problem wird von Ihnen aufgegriffen, erscheint Ihren Zuhörern nun aber in einem anderen Licht.
Tipp 7: Prioritäten setzen
So reagieren Sie richtig, wenn ein Zuhörer mehrere Fragen auf einmal stellt. Wenn ein Fragesteller gleich eine ganze Kette von Fragen an Sie richtet, greifen Sie diejenige heraus, die sich am leichtesten beantworten lässt. Versuchen Sie diese Frage so gut wie möglich zu beantworten. Dann richten Sie sich wieder an den Frager mit „Sie hatten noch eine Frage.“ Suggerieren Sie, dass er die Frage für die anderen Zuhörer nochmals wiederholen soll, damit Ihre Antwort voll verstanden wird. Vermeiden Sie Formulierungen wie „Was war nochmal Ihre nächste Frage?“ Damit würden Sie signalisieren, dass Sie entweder unkonzentriert sind oder die Fragen Sie nicht wirklich interessieren.
Tipp 8: Gelassen reagieren
So reagieren Sie auf bereits beantwortete Fragen. Wenn Sie nach Beendigung Ihrer Präsentation eine Frage gestellt bekommen, die im Vortrag schon ausführlich beantwortet wurde, bleiben Sie gelassen. Es ist natürlich etwas ärgerlich und zeigt, dass der Frager offenbar nicht richtig zugehört hat. Zeigen Sie in einem solchen Fall nicht, dass Sie sich ärgern. Formulierungen wie „Also noch mal für Sie“, oder „Wie ich schon mehrmals erläutert habe“ sollten Sie unterlassen, denn ein gereizter oder herablassender Ton wird nicht nur den Fragenden treffen, sondern auch ein schlechtes Licht auf Sie werfen. Bleiben Sie nett und freuen Sie sich, dass diese Frage ganz leicht zu beantworten ist.
Tipp 9: Weiter ausführen
So reagieren Sie auf vertrauliche Fragen. Es kann immer einmal passieren, dass nach Ende Ihrer Präsentation Fragen gestellt werden, die Sie nicht beantworten dürfen. Das kann beispielsweise die Firmenstrategie, Produktentwicklungen oder Kooperationen betreffen. Floskeln wie „Ich bin nicht befugt darüber Auskunft zu geben“ sind weit verbreitet, wirken aber eher steif und ablehnend. Verbindlicher ist es eine kleine Erklärung hinzuzufügen wie zum Beispiel: „Danke für Ihre Frage. Wie Sie werden sicher nachvollziehen können, dass Kooperationen von allen Partnern mit äußerster Diskretion verhandelt werden. Ich bitte Sie daher um Verständnis, wenn ich zum gegenwärtigen Zeitpunkt keine Aussage zu laufenden Prozessen geben kann.“
Dipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Day. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 15.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.
