Punktgenaue Foliengestaltung
Der Erfolg bei der Erstellung eines guten Foliensatzes ist immer abhängig von der Einhaltung bestimmter Gestaltungsgrundlagen. Während Thema und Zielgruppe je nach Aufgabe stark variieren können, gibt es eine Reihe von Grundätzen, die bei einer professionellen PowerPoint-Präsentation immer zu berücksichtigen sind. Im Teil 1 will ich Ihnen dabei helfen, bei Ihrer Foliengestaltung „auf den Punkt“ zu kommen.
Wenn Sie unseren Blog öfters lesen, wird Ihnen Garr Reynolds und sein Buch „Presentation Zen“ ein Begriff sein. So wie in Japan die Zen-Gärten in klaren Strukturen angelegt sind, wird auch bei Reynolds auf Klarheit, Einfachheit und Genauigkeit bei einer Präsentation gelegt. Sein Ansatz ist so überzeugend, dass seine Bücher weltweit zum Bestseller wurden. Offenbar spricht der Autor vielen Menschen aus der Seele, die sich mehr Klarheit bei einem Folienvortrag und damit auch in der Foliengestaltung wünschen. Also ist es eine gute Idee, die Inhalte einer Folie auch in Sachen Foliengestaltung einfach zu halten. Das halte ich selbst so, und das rate ich auch meinen Kunden. Ich kenne Leute, die dabei in Panik geraten, dass wichtige Aspekte ihrer Präsentation auf diese Weise verlorengehen. Es ist doch alles von Bedeutung, und das Publikum soll doch bitteschön alle Informationen zum Thema bekommen. Aber oft ist das einfach unmöglich. Die Aufnahmefähigkeit der Menschen ist begrenzt – das gilt auch für ein Fachpublikum. Sie erreichen nichts, wenn Sie jede einzelne Folie mit Informationen überfrachten. Es ist auch keine Lösung den Foliensatz auf 100 und mehr Slides „aufzupumpen“. Ab einem bestimmten Punkt wird Ihnen niemand mehr zuhören. Deshalb fassen Sie sich besser kurz und kommen Sie mit Ihren Aussagen auf den Punkt.
Überlegen Sie sich also vorher die Kernbotschaften Ihres Vortrages. Welche Informationen, Botschaften oder Handlungsaufforderungen wollen Sie Ihrem Publikum vermitteln? Hier nun ein paar Tipps hinsichtlich der Foliengestaltung, wie Sie mehr Klarheit und Struktur in Ihre Folien bekommen.
Drei Tipps für eine professionelle Foliengestaltung:
1. Reduzieren Sie alle Textpassagen auf das Wesentliche! Längere Texte zu lesen ist für Ihr Publikum auf Dauer recht anstrengend. Außerdem wollen Sie ja, dass man Ihnen zuhört und nicht während Ihrer Ausführungen angestrengt Folien lesen muss. Einen ganzen Text zu erfassen und im Gedächtnis zu speichern ist recht schwer. Einzelne wichtige Punkte kann man sich jedoch ganz gut merken.
Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie müssten einen Vortrag über Erkältungskrankheiten wie Grippe halten. Wie könnte eine entsprechende Textgestaltung aussehen?
Im Fall (a) verwenden Sie einen ausführlichen Text für Ihre Folie:
Wichtige Symptome einer Grippe-Erkrankung:
Neben Fieber und einem starken Gefühl der Entkräftung geht die Grippe auch mit Symptomen einer Atemwegserkrankung einher. Besonders häufig leiden die Betroffenen an trockenem Reizhusten, Kopfschmerzen, Gliederschmerzen, Verstopfung der Atemwege, und einer Entzündung des Rachenraums.
Im Fall (b) reduzieren Sie die Informationen auf die wesentlichen Informationen:
Hauptsymptome bei Grippe:
– Fieber
– Reizhusten
– Kopf- und Gliederschmerzen
– Verstopfung der Atemwege
– Entzündung des Rachens
Die zweite Version lässt sich von Ihrem Publikum besser lesen und die Informationen lassen sich auch schneller erfassen.
2. Ihr Vortrag und Ihre Folien sind zwei unterschiedliche Bereiche. Wenn Sie Ihre Folien präsentieren, sollte der Folieninhalt eine Unterstützung Ihres Vortrages sein. Der Vortrag sollte sich nicht als Text direkt in den Folien wiederfinden. Wenn Sie Ihren Vortrag praktisch von den Folien ablesen, wird das Ihr Auditorium langweilen und ein schlechtes Bild auf Ihre Qualitäten als Referent werfen. Anders verhält es sich, wenn Sie eine Präsentation versenden wollen. Dann sollten Sie darauf achten, dass so viele Informationen vorhanden sind, dass der Foliensatz auch ohne Ihren erläuternden Vortrag verstanden wird.
3. Verwenden Sie wenn nötig mehr Folien, um wichtige Informationen einzubauen! Keiner liebt „Folienschlachten“ mit dutzenden von Slides, die irgendwann auch den interessiertesten Zuhörer langweilen. Aber ebenfalls ein Fauxpas hinsichtlich der Foliengestaltung ist, Folien mit Informationen geradezu zu überladen. Da finden sich manchmal auf derselben Seite ein Diagramm, ein Zitat, eine Textpassage, und noch einige Infos in Form von Bullet-Points. Sollten diese Informationen tatsächlich unerlässlich für Ihren Vortrag sein, packen Sie einzelne Passagen besser in eigene Folien. Das macht es Ihren Zuschauern einfacher, alle Botschaften richtig aufzunehmen.
Auf alle Fälle sollten Sie immer im Blick haben, was Sie Ihrem Publikum zumuten können. Ich kann als Zuschauer entweder hören was Sie sagen, oder einen Text auf einer Folie lesen. Die Präsentationsunterlagen sind eine Unterstützung Ihres Vortrages und kein Ersatz dafür. Die Folien sollten Ihre Ausführungen unterstreichen und nicht ersetzen.
Die Informationen machen es!
Welche Informationen sollten Sie auf Ihren Folien bereitstellen? Natürlich alle, die Ihnen helfen, Ihre Botschaften besser zu vermitteln. Seien Sie sich dabei bewusst, dass überflüssige Informationen das Publikum verwirren können. Ihre Zuhörer müssen gleichzeitig Ihren Vortrag und die Inhalte der dazu gezeigten Folien zu einem Gesamtbild zusammenfügen. Je mehr Fakten gleichzeitig zu verarbeiten sind, desto schwerer machen Sie es Ihrer Zielgruppe. Gerade Experten neigen dazu so viele Details in ihre Präsentation einzufügen, dass selbst Fachleute nur mit Mühe während des Vortrages alles komplett erfassen können. Wahrscheinlich ist der Kenntnisstand der Zuhörer über Ihr Thema ziemlich unterschiedlich. Deshalb müssen Sie sich darauf einstellen, dass zu viele Details für große Teile des Publikums nicht verständlich, uninteressant oder verwirrend sein könnten. Ich kenne natürlich die Bedenken, dass man vielleicht doch wichtige Informationen unterschlägt, wenn die Präsentation auf die wesentlichen Bestandteile reduziert werden soll. Es hat sich aber gezeigt, dass eine strenge Inhalts-Auswahl nach Relevanz sowohl dem Referenten als auch dem Publikum zu Gute kommt. Ich habe Ihnen einige Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen sollen, Ihre PowerPoint-Präsentation zielgruppengerecht zu gestalten.
1. Passen Sie Ihre Präsentation Ihrer Zielgruppe so gut wie möglich an! Beginnen Sie mit einem Basis-Foliensatz, den Sie für Einführungsvorträge und für Laien so einfach wie möglich gestalten. Beschränken Sie sich auf die Grundlagen zu Ihrem Thema und überlegen Sie, welche Informationen wirklich unerlässlich sind. Sie werden wahrscheinlich dabei feststellen, dass es mindestens genauso schwer ist, einen Foliensatz auf das absolute Minimum zu reduzieren, wie absolut alle möglichen Infos in die Präsentation hinein zu zwängen. Wenn Sie eine Grundlagen-Präsentation erstellt haben, können Sie diese an verschiedene Zielgruppen anpassen, indem Sie zusätzliche Inhalte (Grafiken, Videos, Zitate, etc.) nach Bedarf einfügen.
2. Vermeiden Sie unnötige Elemente! Nicht selten finden sich auf Folien Dinge, die nichts mit dem eigentlichen Vortragsthema zu tun haben. Dazu gehören Logos, Firmens-Slogans, Adressen oder Telefonnummern. Alles was nicht zur eigentlichen Präsentation gehört, lenkt von Inhalt ab. Wenn Sie wollen, können Sie ein Handout nach Ihrem Vortrag verteilen; dort ist dann auch genügend Platz für Logo und Kontaktdaten.
3. Wählen Sie den Folienhintergrund mit Bedacht! Auch der Hintergrund einer Folie hat natürlich Auswirkungen auf die Lesbarkeit und Verständlichkeit des Inhalts. Sollten Sie sich für ein Bild als Hintergrund entscheiden, sollte das natürlich Relevanz zu Ihrem Thema haben. Sollten Sie über Einspritztechnik bei PKW-Motoren referieren, wäre ein Hintergrundbild mit Kühen auf einer Alm oder Meeresbrandung völlig deplatziert und würde Ihr Publikum irritieren. Allzu üppige Hintergründe lenken von einem knapp gehaltenen Inhalt ab und machen Ihre Bemühungen zunichte, das Auditorium auf das Wesentliche aufmerksam zu machen. Komplexe Inhalte, wie umfangreiche Schaubilder, sollten einen besonders dezenten Hintergrund erhalten, da die Folie sonst schnell überladen wirkt.
4. Suchen Sie passende Fotos aus! Fotos können Informationen anschaulicher machen. Dazu müssen sie aber wirklich gut und für das Thema relevant sein. Es kann ziemlich aufwändig sein, das passende Foto für den Inhalt einer Folie zu finden. Verzichten Sie besser auf dieses Stilelement, bevor Sie Bilder nehmen, die nur in etwa passen. Mittlerweile gibt es Foto-Dateien im Internet wie Fotolia oder iStockphoto, die mit etwas Geduld gute Suchergebnisse liefern. Achten Sie in jedem Fall unbedingt auf die Urheberrechte bei der Verwendung von Fotos. Die unerlaubte Nutzung könnte schnell teuer für Sie werden.
Es ist in jedem Fall zu raten, sich in die Bedürfnisse Ihres Publikums hineinzuversetzen. Welche Informationen werden unbedingt benötigt? Welche zusätzlichen Fakten würden sie überfordern? Wenn Sie Ihre Zuschauer in den Mittelpunkt Ihrer Überlegungen stellen, werden Sie in der Lage sein, eine überzeugende Präsentation zu erstellen.
Animationen für mehr Pep und einen professionellen Touch
Wer eine gute Präsentation erstellen möchte, muss neben praktischem Wissen über das Arbeiten mit PowerPoint & Co. auch einige Einsichten in die Gestaltungsweise von Folien haben. Es gibt dabei einige Grundsätze, die bei jeder PowerPoint-Präsentation beachtet werden sollten. Im dritten Teil beschäftigen wir uns mit dem Einsatz von Animationen und wie sie am besten genutzt werden können.
Mit Animationen können Sie Ihrer Präsentation mehr Pep geben und Ihren Folien einen professionellen Touch verleihen. Bewegte Bilder können genutzt werden, um Informationen besonders eindrucksvoll in Szene zu setzen. Falsch eingesetzt können Animationen allerdings auch sehr schnell nerven. Praktisch jedes Präsentationsprogramm bietet eine Reihe von Animationseffekten, die Sie für Ihre Folien verwenden können. So bietet Keynote verblüffende Folienübergänge. PowerPoint punktet mit Pfandanimationen (ein Objekt bewegt sich entlang eines vordefinierten Weges) und die Spezialität von Prezi sind Zoom-Effekte. Bevor Sie sich mit der Einbindung von Animationen in Ihre Präsentation beschäftigen, sollten Sie zunächst die folgenden Tipps lesen.
1. Mit Animationen lenken Sie die Aufmerksamkeit und Gefühle Ihres Publikums. Bewegte Bilder ziehen die Blicke der Zuschauer auf sich. Gleichzeitig können sie Emotionen wie Neugier, Überraschung oder Freude auslösen. Wichtige Fakten können zum Beispiel mit einer Animation in den Vordergrund geschoben werden. Der Referent kann damit den Blick der Zuschauer auf einen bestimmten Bereich der Folie lenken. Sie können damit steuern, mit welchem Teil Ihrer Präsentation sich das Publikum als nächstes beschäftigen soll. Man kann verborgene Details in die Präsentation hineinzoomen, wenn Sie zum Beispiel einzelne Komponenten einer Maschine, eines Organismus oder einer Industrieanlage hervorheben wollen.
2. Schaffen Sie klare Übergänge zwischen einzelnen Themen mit Hilfe von Animationen. Wenn Ihre Präsentation in einzelne Kapitel oder Themenbereiche unterteilt ist, können Sie den Themenwechsel mit einem animierten Folienübergang anzeigen.
3. Nutzen Sie Animationen zur besseren Darstellung von Diagrammen und Schaubildern. Diagramme können interessanter und auch verständlicher dargestellt werden, wenn Sie die einzelnen Komponenten animieren, während Sie Ihre Erläuterung dazu vortragen. So können Sie bei einem Balkendiagramm die einzelnen Balken wachsen lassen, zu denen Sie gerade etwas sagen. Oder eine Fieberkurve sucht sich ihren Weg auf einem Diagramm, während die Zuschauer gespannt warten, wie hoch die Kurve steigen wird.
4. Verwenden Sie Animationen, um die Leserichtung Ihrer Zuschauer zu steuern. Normalerweise beginnen wir oben links mit dem Lesen von Texten. Aber vielleicht zeigen Sie auf einer Folie ein Schaubild, das unten nach oben betrachtet werden sollte. In dem Fall können Sie mit Animationen den Blick des Publikums führen.
5. Animationen sollten immer einen Zweck verfolgen und mehr sein als eine bloße Spielerei. Wenn plötzlich Figuren durchs Bild hüpfen, die mit dem Thema nichts zu tun haben, wird das Ihre Zuschauer irritieren. Ein animierter LKW kann bei einem Referat über ein Logistik-Unternehmen sinnvoll sein; beim Thema Fremdsprachen lernen wirkt er deplatziert.
Animationen sind in jedem Fall ein effektives Werkzeug, um die Aufmerksamkeit der Zuschauer zu lenken und zu beeinflussen. Gerade bei etwas trockenen Themen können professionell eingesetzte Animationen emotionale Momente erschaffen. Es gibt Zielgruppen, wie Designer, Künstler und andere Kreative, die besonders empfänglich für Emotionen sind. Diese Gruppen können Sie mittels animierter Bilder – eventuell sogar mit Ton – besonders gut erreichen. Doch letztlich sind wir alle durch Gefühle beeinflussbar, und mit diesen Werkzeugen können wir Emotionen besonders gut erzeugen.
Dipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Days. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 10.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.
