Die wichtigsten Leitfragen zur Vorbereitung Ihrer Präsentation

Die richtige Vorbereitung Ihrer Präsentation ist genauso wichtig wie das Präsentationsthema, die Gestaltung der Inhalte und die Performance des Präsentators. Wir wollen uns in einer kleinen Serie mit den wesentlichen Leitfragen beschäftigen, die Sie beantworten sollten, wenn Sie eine erfolgreiche Präsentation halten wollen.

Leitfragen sind für ein Projekt manchmal wichtiger als Antworten. Fragen geben uns die Richtung vor, in der wir denken, analysieren und arbeiten. Mit den richtigen Leitfragen können Sie Probleme besser lösen, Strategien entwickeln und bis zu einem gewissen Grad Fehlern vorbeugen. Haben Sie schon einmal von den sieben journalistischen W-Fragen gehört? Wie es aktuell aussieht, weiß ich nicht, aber früher gehörten die W-Fragen zum Handwerkszeug jedes seriösen Journalisten.
Sie lauten:

• Wer (hat etwas getan)
  
• Was (hat er denn getan)
  
• Wo (hat er es getan)
  
• Wann (hat er es getan)
  
• Wie (hat er es getan)
  
• Warum (hat er es getan)
  
• Woher (ist die Information)
  

Mit der Anwendung dieser Leitfragen können Journalisten die erforderlichen Informationen sammeln, um einen fundierten Artikel zu schreiben. Was für die schreibende Zunft gilt, ist in anderen Branchen ganz ähnlich. In nahezu jedem Beruf ist es wichtig, die richtigen Fragen zu stellen. Speziell für die Vorbereitung von Präsentationen haben wir neun Leitfragen zusammengestellt, die Sie zur Vorbereitung und anschließenden Ausarbeitung Ihrer Präsentation nutzen können.

1. Wer? (Präsentator/en)

Hier geht es darum zu erkennen, welcher Typ von Präsentator die Präsentation vorführt:

• Wer wird präsentieren?
• Welche Persönlichkeit hat der Präsentator?
• Sind Rhetorik, Stimme, Sprache und Körpersprache überzeugend für die Zielgruppe?

Ist der vorgesehene Präsentator die richtige Wahl für das Thema und die Zielgruppe? Gäbe es vielleicht einen Kandidaten, der geeigneter wäre? Manchmal kann es auch sinnvoll sein, zwei Vortragende zu haben, zum Beispiel einen Verkäufer und einen Techniker oder einen Produktmanager und einen Produktentwickler. So können sich die verschiedenen Persönlichkeiten und Kompetenzen sinnvoll ergänzen. Das steigert die Glaubwürdigkeit und Überzeugungskraft der Präsentation. Eine Team-Präsentation kann die Wirkung positiv verstärken. Sie symbolisiert auch eine Wertschätzung dem Publikum gegenüber.

Stellen Sie dazu folgende Überlegungen an:

• Wer hält die Präsentation? Sie allein?
• Was für ein Typ Mensch sind Sie?

Wozu? (Ziele)

Je klarer Sie Ihre konkreten Ziele formuliert haben, desto fokussierter können Sie an Ihrer Präsentation arbeiten. Welches Ziel bzw. welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrer Präsentation? Was soll nach Ihrer Präsentation anders sein als vorher? Was wollen Sie kurz-, mittel- und langfristig mit Ihrer Präsentation erreichen? Unter Umständen ist auch eine sehr wichtige Frage: Welches Ziel verfolgt Ihr Auftraggeber? Ist Ihre Präsentation eine Überzeugungs- oder Informationspräsentation? Das unmittelbare Ziel Ihrer Präsentation kann sein:

• informieren (Informationspräsentation)
• schulen (Informationspräsentation)
• ausbilden (Informationspräsentation)
• forcieren, zum Beispiel Entscheidungen, Prozesse (Überzeugungspräsentation)
• verändern, zum Beispiel Gefühle und Einstellungen (Überzeugungspräsentation)
• umsetzen, zum Beispiel Projekte (Lösungspräsentation)
• motivieren, begeistern, überzeugen (Überzeugungspräsentation)
• verkaufen (Überzeugungspräsentation)

Übergeordnete Ziele könnten dabei für Sie sein:

• mit Fachkompetenz beeindrucken
• einen Expertenstatus aufbauen oder festigen
• als Vordenker, Influencer oder Mahner in Erinnerung bleiben

Die Präsentationsziele können ganz konkret formuliert sein: 

Nach der Präsentation soll/sollen:

• der Interessent überzeugt sein, dass ich/wir der richtige Partner bin/sind.
• das Projekt in Höhe von 4.000.000 € bewilligt werden.
• das Publikum seine Meinung zu meinen/unseren Gunsten ändern.
• die Teammitglieder alle Informationen haben, die sie für das Weiterarbeiten brauchen.
• der Kunde die Zeitüberschreitung für das Projekt bewilligen.
• die Entscheider mehrheitlich das Projekt unterstützen.

Die Präsentationsziele können auch weniger konkret sein. Zum Beispiel der Wunsch, dass nach der Präsentation:

• der Vorstand alle wichtigen Informationen über das Projekt erhält.
• die Zuhörer sich auf unserer Homepage eingehender informieren.
• den Zuhörern der Projektzweck klar geworden ist.
• die Teilnehmer etwas gelernt haben.

3. Vor wem? (Zielgruppe)

Als Präsentator müssen Sie genau verstehen, wie Ihre Zuhörer denken und fühlen. Ein klares Ziel ist wichtig und gut, aber ohne Berücksichtigung der Zielgruppe steht Ihr Präsentationserfolg in Frage. Das Wort Präsentieren bedeutet natürlich, dass Sie ein Publikum haben. Und über dieses Publikum sollten Sie so gut wie möglich Bescheid wissen.

Überlegen Sie:

• Was kennzeichnet Ihr Publikum?
  
• Was wissen Sie über Ihre Zielgruppe?
  

Versuchen Sie im Vorfeld die folgenden Informationen zu sammeln:

• Vor wem werden Sie präsentieren?
  
• Welcher Altersgruppe und welchem Geschlecht gehören die Zuhörer vorwiegend an?
  
• Welcher Berufsgruppe/welchen Berufsgruppen gehören die Zuhörer an?
  
• Welche Funktionen haben die Anwesenden bzw. in welchen Unternehmensbereichen sind sie tätig?
  
• Welchen Wissensstand, wie viel Fachkenntnisse und wie viel praktische Erfahrung in dem betreffenden Bereich haben die Zuhörer wahrscheinlich?
  
• Welche Interessen, welche Überzeugungen und welche Erwartungen haben die Zuhörer?
  
• Was treibt die Menschen im Publikum an? Was bewegt sie?
  
• Wo liegen ihre Prioritäten?
  
• Womit schafft man bei Ihnen Vertrauen?
  
• Wovor haben sie Angst?
  

Versuchen Sie Personen in Ihre Vorbereitungen einzubinden, die Ihr Publikum näher kennen. Sie können zum Beispiel den eigenen Vertrieb oder Service-Mitarbeiter fragen. Wenn Sie für einen externen Veranstalter eine Präsentation halten sollen, versuchen Sie über diesen Kanal die nötigen Informationen zu erhalten.
Die Antworten auf all die aufgeführten Leitfragen liefern Ihnen die Basis für Ihre Entscheidungen bezüglich Inhalt und Struktur Ihrer Präsentation, die Gestaltung der Medien, den Präsentationsrahmen und den Präsentationsstil.

4. Was? (Inhalte)

Sprechen Sie mit Ihren Präsentationsinhalten Ihre Zielgruppe an:

• Was ist Ihr Thema und was haben Sie dazu zu sagen?
  
• Wie lautet Ihre Kernbotschaft?
  
• Was sind die wesentlichen Inhaltspunkte?
  
• Was könnte ein griffiger, leicht zu merkender Titel sein? Welche Ideen haben Sie für Unterüberschriften?
  
• Was sind Ihre Argumente für oder gegen etwas?
  
• Welche Fakten und Beweise helfen Ihre Botschaft zu unterstützen?
  
• Welche Beispiele und Geschichten können Sie anführen?
  
• Welcher Aspekt könnte ein guter Einstieg in Ihr Thema sein?
  
• Wie lassen sich Ihre Inhalte am Ende treffend zusammenfassen?
  
• Was könnten wirkungsvolle Schlussworte sein?
  

Überlegen Sie:

• Was ist Ihr Thema?
  
• Wie lauten die wichtigsten Aussagen Ihrer Präsentation?
  

5. Womit? (Medien)

Wählen Sie die für Ihre Zielgruppe passenden Medien aus:

Welche visuellen oder multimedialen Hilfsmittel, welche Technik, wollen Sie in Ihrer Präsentation einsetzen?
Mit welchem Medium/welchen Medien wollen Sie ergänzend zu Ihrem Redetext den Inhalt vermitteln? Denken Sie dabei auch an die Wiederverwendbarkeit von Medien.

Zunächst sollt klar sein, ob Sie digital oder analog präsentieren. Zu den analogen Medien gehören zum Beispiel Flipchart, Pinnwand, Plakate, Banner, Requisiten und Demonstrationsobjekte.

Bei digitalen Medien unterscheiden wir das Darstellungsmedium und das Abspielmedium. Zur Darstellung gehören die Beamer-Projektion auf eine Leinwand, der Einsatz einer LED-Wand oder eines TFT-Flachbildschirms. Das Abspielmedium besteht wiederum aus Hard- und Software, also dem Gerät und dem Präsentationsprogramm. Geräte können sein: Laptop, Notebook, Tablet (iPad, Android-Tablet, Windows-Tablet), Smartphone, Touch-Monitor (bekannt aus dem Fernsehen bei der Wahlberichterstattung) oder Visualizer (ein High-End Overheadprojektor mit eingebauter Kamera und vielen Zusatzfunktionen). Als Präsentationsprogramme können zum Beispiel PowerPoint, Keynote (MAC) und PDF-Reader verwendet werden.

Besonders wichtig sind die technischen Voraussetzungen am Präsentationsort. Jede technische Begrenzung vor Ort muss berücksichtig werden. Finden Sie heraus:

• Wie sieht es mit dem Stromanschluss aus (Verlängerungskabel, Mehrfachsteckdose)?
  
• Sind Lautsprecher im Raum vorhanden, falls Sie einen Film zeigen wollen?
  
• Sind Beamer und Leinwand vorhanden?
  
• Können Sie einen Laptop anschließen?
  
• Ist ein Presenter vorhanden?
  
• Hat der Raum Verdunklungsmöglichkeiten (Rollläden)?
  

Überlegen Sie also:

• Welche Medien kommen in Frage?
  
• Welche werden Sie einsetzen?

Für mehr Tipps und Tricks zum Thema Präsentieren, melden Sie sich hier zu unserem Newsletter an.