Können Sie sich an die drei letzten Präsentationen erinnern, die Sie gesehen haben? Was haben Sie bis heute behalten? Wenn ich nachdenke, dann habe ich meistens wenige Informationen abgespeichert, die ich besonders interessant und wichtig gefunden habe. In der Regel ist es die Quintessenz einer Präsentation, die letztlich im Gedächtnis bleibt. Das sieht dann vielleicht so aus: Peter Müller hat eine Präsentation über das Thema Eigentumswohnungen als Kapitalanlage gehalten. Er hat gesagt, dass man in den nächsten zwei Jahren unbedingt XY tun sollte. Meistens bleiben nur einige wenige Botschaften im Langzeitgedächtnis des Publikums. Ihre Präsentation sollte diesen Fakt berücksichtigen.
Wieviel Information verkraftet eine gute PowerPoint Präsentation?
Die Präsentation sollte den Referenten unterstützen und seine Botschaften unterstreichen. Oft meinen Referenten aber, sie würden auf Nummer sicher gehen, wenn auf den Folien alles wiedergegeben wird, was sie während der Präsentation sagen wollen. Die Angst, etwas zu vergessen ist der Grund. Das führt schnell dazu, dass die einzelnen Slides völlig überladen werden und das Publikum 60 und mehr Folien über sich ergehen lassen muss. Das erträgt kaum ein Zuschauer. Er schaltet bei einem Schwall von Informationen irgendwann ab. Sich hinter seinen vielen Folien förmlich zu verstecken, wird zu schlechten Präsentationsergebnissen führen.
Der Astronom und Autor Clifford Stoll hat in einem Aufsatz “Die PowerPoint-Pest” geschrieben: „PowerPoint ist der Feind jeden guten Vortrags. […] Was das Reden in der Öffentlichkeit betrifft, ist PowerPoint die Wahl der Feiglinge.“
Bei einer guten PowerPoint Präsentation unterstützen die einzelnen Slides Ihre Arbeit
Die einzelnen Folien unterstützen Sie bei der Vermittlung Ihrer Botschaften, aber sie machen nicht Ihren Job. Wenn Sie mit Erfolg präsentieren wollen, dann sehen Sie Ihre Folien als Verstärker Ihres Vortrages. Wenn Sie das machen, sollten die Folien bestimmte Anforderungen erfüllen. Kommen Sie auf den Punkt und konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Inhalte.
Präsentieren wie Steve Jobs oder Garr Reynolds
Schauen Sie sich auf YouTube eine Präsentation von Apple-Gründer Steve Jobs an. Was fällt Ihnen dabei auf? Steve Jobs nutzt die Bildschirmpräsentation als Verstärker seines Vortrages. Er verwendet meistens nur ein Bild oder wenige Stichworte pro Slide. Dadurch können die Zuschauer mühelos seinen Ausführungen folgen. Die Folien verdeutlichen nur, was er sagt. Er packt keine Textwüsten oder komplizierte Grafiken hinein, sondern einfache Informationen, die mit einem Blick erfasst werden können. Das Publikum kann stressfrei Steve Jobs zuhören und die Bilder als Zusatzinfos verarbeiten. Besser kann man es kaum hinbekommen. Bei den 10 besten Tricks von Steve Jobs, zeigen wir Ihnen, wie Sie wie Experten präsentieren.
Diese Konzentration auf die wesentlichen Inhalte gewinnt bei modernen Präsentationen immer mehr an Bedeutung. Das zeigen auch viele Buchveröffentlichungen. Garr Reynolds hat mit seinem Buch „Presentation Zen“ einen Nerv getroffen. Wie bei den japanischen Zen-Gärten legt Reynolds bei Präsentationen Wert auf Klarheit, Einfachheit und Präzision. Keine Schnörkel und unnötigen Inhalte. Seine Bücher sind weltweit ein großer Erfolg und zeigen die Richtung auf, in der sich Präsentationen seit einigen Jahren entwickeln. Einfache und klare Inhalte sind heute für gute PowerPoint Präsentationen von großer Wichtigkeit.
Was sind die zentralen Botschaften Ihrer Präsentation?
Es ist nicht nötig und auch keinesfalls sinnvoll, alles was Sie zu einem Thema wissen, auf Folien zu schreiben. Bevor Sie das PowerPoint-Programm starten, sollten Sie sich überlegen, welche Informationen Ihr Publikum unbedingt mit nachhause nehmen sollte. Was sind Ihre wichtigsten Kernbotschaften (überlegen Sie wie viele Einzelinformationen Ihre Zuschauer wirklich verarbeiten können)? Wenn Sie Botschaften gefunden haben, dann überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Folien so gestalten, dass sie als Verstärker dienen.
Tipps für mehr Klarheit in Ihren Folien.
Eine gute PowerPoint Präsentation ist klar und einfach strukturiert. Man erfasst Inhalt und Sinn der einzelnen Slides mit einem Blick. Sie verstärken die Kernelemente Ihres Vortrages. Dazu noch drei Tipps:
- Wenn Sie einen Text haben, den Sie für wichtig halten, fragen Sie, was ist das entscheidende Wort oder die entscheidenden Wörter in diesem Text? Schreiben Sie nur diesen Teil des Textes auf eine Folie. Diese wichtigen Wörter lesen Ihre Zuschauer, während der Kontext durch Ihren Vortrag kommt.
- Ihr Part bei der Präsentation und Ihr Foliensatz sind zwei unterschiedliche Teile des Vortrags. Die Folien sind kein Selbstzweck. Sie sind dafür da, Sie zu unterstützen, damit es Ihnen gelingt Ihr Publikum zu überzeugen und zu begeistern
- Versuchen Sie nur die wirklich wichtigen Folien zu präsentieren. Es kann jedoch nicht schaden zusätzliche Folien bereitzuhalten, um bei Publikumsfragen den einen oder anderen Punkt noch vertiefen zu können.
Versuchen Sie ein Gespür dafür zu entwickeln, welche Informationen wirklich unerlässlich sind und welche zusätzlichen Informationen besser weggelassen werden können. Dazu ist natürlich einige Erfahrung nötig. Im Zweifelsfall sollten Sie eine gute Präsentationsagentur um etwas Unterstützung bitten, damit der Erfolg Ihres Vortrags gesichert ist. Eine gute PowerPoint Präsentation braucht manchmal das geschulte Auge des Präsentationsprofis, um Schwächen zu beheben.
Inhalte auf das Wesentliche reduzieren
Referenten laufen schnell Gefahr ihre PowerPoint-Präsentation mit Informationen zu überfrachten. Damit wird das Publikum schnell überfordert und verwirrt. Die Kunst einer guten Präsentation besteht darin, die wichtigen Botschaften herauszufiltern und überzeugend darzustellen.
Wenn Sie Ihre Präsentation vorbereiten, beginnen Sie in der Regel mit der Informationssuche. Je nach Thema können dabei schnell große Mengen an Daten zusammenkommen.
Sie stellen vielleicht fest, dass viele Aspekte für Ihre Präsentation wichtig sind und eigentlich alle der Vollständigkeit halber Ihrem Publikum mitgeteilt werden müssten. Doch wie bekommt man all die Infos in einen Foliensatz? Entweder können Sie eine riesige Menge an Folien erstellen, damit alle wichtigen Botschaften in Ihrer Präsentation berücksichtigt werden können. Oder Sie müssen versuchen auf jeder einzelnen Folie so viele Infos wie möglich einzubauen. Beide Strategien werden Ihr Auditorium wenig begeistern. Im ersten Fall müssen die Zuschauer oft eine endlos wirkende Reihe an Folien über sich ergehen lassen. Ich habe schon Präsentationen erlebt, in der über 100 Folien gezeigt wurden. Das kann und will sich niemand merken. Im zweiten Fall werden die Folien mit Information völlig überfrachtet. Doch wer sich auf die Daten einer Folie konzentrieren muss, hört nur mit halben Ohr dem Referenten zu, und wer sich auf den Referenten konzentriert, kann nicht nebenbei Texte lesen, Tabellen verstehen und Diagramme deuten. In beiden Fällen werden Sie Ihr Publikum irgendwann verlieren, weil der „Overkill“ an Botschaften dazu führt, dass man den Faden verliert. Konzentrieren Sie sich besser auf die Kernbotschaften Ihrer Präsentation und versuchen Sie diese in Ihrer Präsentation überzeugend herauszuarbeiten.
Konzentrieren Sie sich auf die entscheidenden Informationen
Hand aufs Herz: Wenn Sie sich einen Vortrag anhören, können Sie sich alles merken, was der Referent sagt? Wissen Sie nach ein paar Tagen noch, was auf den einzelnen Folien stand? Vermutlich werden Sie aus einer Präsentation einige wesentliche Informationen für sich mitnehmen, nicht jedoch alle vorgestellten Details. Das ist völlig normal. Aber wenn es ohnehin unwahrscheinlich ist, dass sich die Zuschauer den gesamten Vortrag merken können, wäre es doch wichtig Einfluss darauf zu nehmen, was bei Ihrem Auditorium langfristig „hängen bleibt“. Was also sollte Ihr Publikum auf alle Fälle aus Ihrem Vortrag mitnehmen? Konzentrieren Sie sich bei der Gestaltung Ihrer Präsentation auf die Infos, die Ihnen wirklich wichtig sind.
Haben Sie den Mut freie Räume auf Ihrer PowerPoint-Präsentation zuzulassen
Moderne Präsentationen zeichnen sich oft durch einen gewissen Minimalismus aus. Dabei wird meistens nur eine einzige Botschaft oder Aussage pro Folie verwendet. Die Folie wirkt auf diese Weise aufgeräumt, klar und auf wesentliche Botschaften optimiert. Diese lassen sich schnell erfassen. Dadurch kann der Leser auf diese eine wichtige Information der Folie konzentrieren und gleichzeitig den Ausführungen des Referenten mühelos folgen.
Wie finde ich für meine PowerPoint-Folien die Kernbotschaften?
Was muss unbedingt auf eine Folie und was kann weggelassen werden? Wer sich schon einmal diese Fragen gestellt hat, weiß wie schwer sie oft zu beantworten sind.
Folgende Fragen können Ihnen bei der Auswahl helfen:
- Muss das Publikum wirklich alle Informationen bekommen, oder genügt auch weniger Input, um Ihre Botschaft zu erfassen? Was soll Ihr Auditorium aus Ihrem Vortrag mitnehmen? Versuchen Sie die wichtigsten Kernbotschaften zusammenzufassen und in Ihrem Foliensatz darzustellen. Wie können diese Kernbotschaften kurz und bündig vermittelt werden? Was könnte dabei helfen (Foto, Grafik, etc.) Ihre Botschaft zu verdeutlichen?
- Kann eine Botschaft auf einen wichtigen Schlüsselsatz oder eine erklärende Grafik reduziert werden? Häufig werden Folien genutzt, um Informationen in langen Textpassagen abzubilden. Der Zuschauer muss in dem Fall gleichzeitig lesen, dem Redner zuhören und die Informationen für sich zusammenführen. Das ist anstrengend und kann irgendwann zur völligen Aufgabe führen. Ihre Botschaften werden auf diese Weise vermutlich nicht aufgenommen.
- Verstärken die Folieninhalte die Aussagen meines Vortrages? Letzen Endes dienen Ihre Folien dazu, Ihre Thesen und Botschaften, die Sie während Ihres Vortages formulieren eindrucksvoll zu unterstreichen. Unterliegen sie besser nicht der Versuchung, Ihren Foliensatz als Quelle von zusätzlichen Informationen zu nutzen. In dem Fall müssen sich Ihre Zuschauer entscheiden, ob sie sich auf Sie konzentrieren, oder Ihre Folien studieren.
Ein Präsentations-Experte entdeckt auch kleine, aber vielleicht erhebliche Fehler
Der Aufwand, eine professionelle Präsentation zu erstellen, ist enorm. Es ist daher fatal, wenn Ihre Botschaften vom Publikum nicht oder nur unzureichend erfasst werden. Im Zweifelsfall sollten Sie Ihr Konzept daher besser von Experten einer Präsentationsagentur gegenchecken lassen. Oft schleichen sich kleine Fehler im Präsentations-Aufbau ein, die jedoch fatale Auswirkungen auf das Gesamtergebnis haben können.
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Dipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Day. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 10.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.
